E-Mails werden zu spät gelesen.
Gerade in Sammelpostfächern bleibt oft unklar, wer zuerst reagieren sollte.
Inbox-Agent
Ein Inbox-Agent, der E-Mails sortiert, priorisiert und vorbereitet.
Viele Unternehmen arbeiten operativ im Postfach: Kontaktanfragen, Angebotswünsche, Rückfragen, interne Freigaben, Supportfälle und Dokumente landen an einem Ort, aber ohne klare Struktur. Wir bauen Inbox-Agenten, die E-Mails erkennen, zusammenfassen, weiterleiten und in konkrete nächste Schritte übersetzen.
Für Gmail, Outlook, Sammelpostfächer, Supportpostfächer, Vertriebsinboxen und interne Teams.
Problem
Das Postfach ist oft ein System. Aber kein gutes.
Wichtige Anfragen gehen im Tagesgeschäft unter.
Leads, Rückfragen oder Eskalationen verschwinden zwischen Newslettern, CCs und Routinekommunikation.
Anhänge werden manuell geprüft.
Angebote, Briefings, PDFs oder Formulare müssen erst geöffnet, verstanden und einsortiert werden.
Antworten wiederholen sich.
Teams schreiben ähnliche Rückfragen und Statusmails immer wieder neu.
Aufgaben entstehen zu spät.
Erst wenn jemand die E-Mail wirklich liest, wird aus ihr ein Ticket, eine Aufgabe oder ein CRM-Eintrag.
Niemand sieht die Gesamtlast.
Ohne Priorisierung bleibt unklar, welche Themen heute wirklich kritisch sind.
Lösung
Wie Brose Media das löst.
Ein Inbox-Agent erkennt Thema, Dringlichkeit, Kundentyp, fehlende Informationen und möglichen nächsten Schritt. Er kann E-Mails labeln, zusammenfassen, Dokumente einordnen, Routing-Vorschläge machen, CRM- oder Ticket-Einträge vorbereiten und Antwortentwürfe erzeugen. Das Team entscheidet weiter selbst, arbeitet aber nicht mehr bei null.
E-Mail-Klassifikation Priorisierung Routing-Vorschläge Antwortentwürfe Zusammenfassungen Dokumenten-Erkennung CRM-Vorbereitung Aufgabenanlage SLA-Hinweise Tags & Labels Human Review Postfach-Dashboard
Beispiele
Typische Anwendungsfälle aus der Praxis.
Vertriebsinbox
Neue Anfragen werden nach Relevanz, Thema und gewünschtem nächsten Schritt sortiert.
Wichtige Leads werden schneller erkannt.Supportpostfach
Wiederkehrende Anliegen werden klassifiziert, priorisiert und mit passender Vorlage vorbereitet.
Schnellere Erstreaktion und weniger manuelle Triage.Bewerbungen und Unterlagen
Anhänge werden erkannt, zusammengefasst und den richtigen Personen oder Prozessen zugeordnet.
Weniger manuelle Sichtung im Posteingang.Interne Freigaben
Freigabeanfragen, PDFs oder Abstimmungs-E-Mails werden in Aufgaben mit klarem Status übersetzt.
Weniger Sucharbeit und klarere Zuständigkeiten.Ablauf
So läuft der Prozess.
Postfächer auswählen
Wir definieren, welche Inboxen heute die meiste operative Last erzeugen.
Kategorien festlegen
Welche Themen, Prioritäten, Eskalationen und Zuständigkeiten soll das System erkennen?
Antwort- und Routinglogik bauen
Labels, Entwürfe, Aufgaben, Tickets oder CRM-Übergaben werden vorbereitet.
Anhänge mitdenken
PDFs, Formulare oder Briefings werden mit verarbeitet statt separat ignoriert.
Menschliche Kontrolle sichern
Kritische Kommunikation bleibt prüfbar und freigabefähig.
Inbox verbessern
Das Team sieht später, welche Themen am meisten Zeit kosten und wo weitere Automationen sinnvoll sind.
Vorher / Nachher
So verändert sich der Arbeitsalltag.
Vorher
Mitarbeitende lesen jede Nachricht einzeln.
Prioritäten hängen am Bauchgefühl.
Anhänge kosten zusätzlichen Prüfaufwand.
Antworten werden wiederholt neu geschrieben.
Aufgaben entstehen verspätet.
Nachher
Nachrichten sind vorstrukturiert.
Wichtige Fälle werden hervorgehoben.
Anhänge liefern direkt verwertbaren Kontext.
Antworten und Übergaben sind vorbereitet.
Das Postfach wird zu einem steuerbaren Prozess.
Integrationen
Kompatibel mit Ihren bestehenden Tools.
Wir bauen KI-Automationen dort an, wo Ihr Team bereits arbeitet. Der Workflow kann mit einfachen Tools starten und später wachsen.
GmailOutlookMicrosoft 365Google WorkspaceIMAPHubSpotPipedriveZendeskFreshdeskNotionSlackAsanaClickUpMakeZapiern8n
Inbox-Automation braucht klare Eskalationen.
Nicht jede Nachricht darf automatisch beantwortet oder weiterverarbeitet werden. Gerade bei sensiblen Kundenfällen, juristischen Themen, Preiszusagen oder Beschwerden braucht es Freigaben und definierte Übergaben. Der Agent soll Arbeit vorbereiten, nicht unkontrolliert kommunizieren.
Starten Sie mit einem Postfach, das wirklich Arbeit erzeugt.
Ein guter Pilot beginnt bei einer Inbox mit hohem Volumen oder hoher Relevanz. Dort wird am schnellsten sichtbar, wie viel Zeit Triage, Sortierung und Antwortvorbereitung wirklich kosten.
Verwandte Anwendungsfälle
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FAQ
Häufige Fragen.
Klicken Sie auf eine Frage, um die Antwort zu lesen.
Kann der Inbox-Agent automatisch antworten?
Ja, technisch ist das möglich. Für viele Unternehmen ist es aber sinnvoller, zunächst mit Antwortentwürfen und Freigabe zu starten.
Verarbeitet der Agent auch Anhänge?
Ja. Gerade PDFs, Formulare, Briefings oder Angebotsunterlagen sind oft ein zentraler Teil des Nutzens.
Funktioniert das nur für Support?
Nein. Vertriebsinboxen, Sammelpostfächer, Projektkommunikation oder interne Freigaben sind genauso sinnvolle Einsatzbereiche.
Muss dafür das ganze Postfachsystem umgebaut werden?
Nein. Oft reicht ein klar definierter Einstieg über ein oder zwei relevante Postfächer und ein sauberes Routing in bestehende Tools.
Nächster Schritt
Machen Sie aus Ihrem Postfach wieder einen steuerbaren Prozess.
Wir prüfen, welche Inbox bei Ihnen die meiste operative Arbeit verursacht und wie daraus ein klarer Agenten-Workflow wird.